Application de facturation au Maroc : devis et factures sur mobile, même sans réseau

Sur quels appareils utiliser SOGESTIO pour facturer ?

SOGESTIO existe sous deux formes qui partagent les mêmes données. La première est une application Android. La seconde est l'application web : elle s'ouvre dans le navigateur et s'installe comme une application sur un ordinateur, sur un téléphone Android et sur un iPhone ou un iPad grâce à « Ajouter à l'écran d'accueil ».

Soyons clairs : il n'existe pas pour l'instant d'application SOGESTIO sur l'App Store. Sur iPhone et iPad, on utilise l'application web installée, qui donne accès aux mêmes devis, factures et clients que l'ordinateur du bureau, mode hors ligne compris.

• Application Android à installer sur le téléphone
• Application web installable sur ordinateur, depuis le navigateur
• iPhone et iPad : application web ajoutée à l'écran d'accueil depuis Safari
• Un seul compte et les mêmes données sur tous les appareils

Comment installer SOGESTIO sur un iPhone ou un iPad ?

L'installation ne passe par aucune boutique d'applications : elle se fait depuis Safari, le navigateur d'Apple, en quelques gestes. Une fois l'icône ajoutée, SOGESTIO s'ouvre depuis l'écran d'accueil comme une application.

Faites cette première ouverture avec une connexion : c'est à ce moment que l'appareil récupère une copie des données de la société, celle qui servira ensuite hors ligne.

• Ouvrez Safari et connectez-vous à votre compte SOGESTIO
• Touchez le bouton Partager, le carré surmonté d'une flèche
• Choisissez « Sur l'écran d'accueil » (« Ajouter à l'écran d'accueil » selon la version d'iOS)
• Confirmez avec « Ajouter » : l'icône SOGESTIO apparaît sur l'écran d'accueil
• Lancez SOGESTIO depuis cette icône, la première fois avec du réseau

Que peut-on faire sans connexion ?

Dans un douar, au sous-sol d'un chantier ou sur une route de montagne, le réseau disparaît souvent au moment où le client dit oui. L'application web installée et l'application Android continuent alors de fonctionner : vous consultez les données de la société et vous enregistrez le travail du jour.

Chaque action faite hors ligne est mise en attente sur l'appareil. Dès que la connexion revient, la synchronisation se lance automatiquement : vos saisies partent vers le serveur, les changements de vos collègues redescendent, et rien n'est à ressaisir.

• Consulter les clients, les articles, les devis et les factures
• Créer ou modifier une fiche client
• Rédiger un devis ou une facture en brouillon
• Enregistrer un règlement, par exemple un acompte en espèces
• Saisir une dépense : carburant, petit matériel, repas

Pourquoi le numéro de facture n'est jamais attribué sur le téléphone ?

Imaginez deux techniciens de la même entreprise, chacun sans réseau, l'un à Midelt, l'autre près d'Imilchil. La dernière facture validée porte le n° 44. Si chaque téléphone numérotait lui-même, les deux créeraient la facture n° 45 : un doublon, puis un trou dans la suite au moment de corriger. Or une numérotation continue, sans trou ni doublon, est ce qu'un contrôleur regarde en premier.

Dans SOGESTIO, une facture créée hors ligne reste un brouillon avec une référence provisoire. Le numéro légal est attribué par le serveur au moment de la synchronisation, de façon séquentielle, par type de document et par année, et les totaux HT, TVA et TTC sont recalculés par le serveur.

Si deux personnes ont modifié le même document chacune de son côté, SOGESTIO ne tranche pas à votre place : à la synchronisation, l'utilisateur est prévenu du conflit et choisit la version à garder.

Exemple : un devis accepté dans un village de l'Atlas, sans réseau

Un électricien vient refaire l'installation d'une maison d'hôtes dans un village du Haut Atlas où les téléphones ne captent pas. Sur place, il établit un devis de 3 600 DH HT. Avec la TVA au taux normal de 20 % (à confirmer selon votre activité, les taux évoluant avec les lois de finances), la TVA s'élève à 720 DH, soit 4 320 DH TTC.

Le client accepte et verse un acompte de 1 000 DH en espèces. L'électricien enregistre le devis et le règlement hors ligne, sur son téléphone. Le soir, de retour à Azilal avec du réseau, l'application synchronise tout : le devis reçoit son numéro, l'acompte apparaît dans la caisse espèces et le bureau voit le chantier sans passer un appel.

À la fin des travaux, le devis devient facture sans ressaisie. Le PDF affiche 4 320 DH TTC, 1 000 DH déjà réglés et 3 320 DH restant à payer.

Des devis et factures PDF complets, même créés sur le téléphone

Un document préparé sur le téléphone n'a rien d'un papier de fortune. Le PDF généré par SOGESTIO reprend l'identité de votre entreprise (raison sociale, adresse, ICE, IF, RC, taxe professionnelle) et peut être produit en français, en arabe ou en anglais selon le client.

• Logo et couleur de votre société
• Conditions de paiement et coordonnées bancaires
• Montant en toutes lettres
• Montant déjà réglé et reste à payer
• QR code reprenant l'ICE, le numéro, la date et les montants
• Zone réservée au cachet et à la signature

Téléphone perdu ou volé : comment protéger vos données ?

Un téléphone qui travaille hors ligne garde une copie des données de la société. S'il est perdu ou volé, ouvrez depuis un autre appareil la liste des appareils connectés et déconnectez-le à distance : il perd l'accès au compte, et sa copie hors ligne est effacée dès qu'il se reconnecte.

Activez aussi la double authentification : en plus du mot de passe, un code donné par une application d'authentification (type Google Authenticator ou Microsoft Authenticator) est demandé à la connexion, avec des codes de secours si le téléphone n'est plus là. Les droits par rôle limitent enfin ce que chaque technicien peut voir ou modifier.