Logiciel de gestion e-commerce au Maroc : commandes, stock, factures et paiement à la livraison

E-commerce au Maroc : l'argent arrive bien après le colis

Au Maroc, une grande partie des commandes en ligne se paie à la livraison. Le livreur encaisse les espèces chez le client, puis la société de livraison reverse le total quelques jours plus tard, par virement, après avoir retenu ses frais. Le virement reçu ne correspond à aucune commande en particulier, et les tableurs qui suivent les colis ne parlent pas à ceux qui suivent la banque.

• Versements des livreurs nets de frais, difficiles à relier aux commandes
• Colis refusés à la porte ou retournés qui faussent le stock
• Même article vendu en ligne et en boutique sans stock commun
• Factures avec ICE réclamées après coup par des clients professionnels
• Marge réelle inconnue une fois déduits frais de livraison et retours

De la commande en ligne à la facture : le circuit dans SOGESTIO

Les commandes passées sur votre boutique Shopify ou WooCommerce sont importées automatiquement dans SOGESTIO, sous forme de bon de commande. Le client est retrouvé par son e-mail, ou créé s'il est nouveau, et chaque ligne est rattachée à l'article qui porte la même référence (SKU) : utilisez donc les mêmes références dans la boutique et dans SOGESTIO.

Les prix affichés en ligne étant TTC, SOGESTIO les convertit en HT avec le taux de TVA de l'article, et les frais de livraison facturés au client deviennent une ligne de la commande. La commande suit ensuite le même circuit que vos autres ventes : bon de livraison, qui diminue le stock, puis facture et règlement.

Un seul stock pour le site, la boutique et le dépôt

Un même article ne doit pas être vendu deux fois, une fois au comptoir et une fois en ligne. Dans SOGESTIO, chaque article a un stock par dépôt (boutique, entrepôt, local de préparation des colis), et chaque livraison, qu'elle vienne du site ou d'une vente directe, diminue le même compteur. Les alertes de stock minimum signalent ce qu'il faut recommander, et la valorisation au CMUP donne un coût juste malgré des prix d'achat qui changent.

Votre vitrine reste pilotée dans Shopify ou WooCommerce. SOGESTIO tient le stock de référence, qu'un autre outil peut relire grâce à l'API REST documentée et à ses clés d'API en lecture.

Paiement à la livraison : rapprocher le virement du livreur et vos commandes

SOGESTIO n'est relié à aucune société de livraison. Le rapprochement s'appuie sur deux documents que vous avez déjà : le relevé bancaire, importé au format MT940 ou CSV, et le bordereau de la société de livraison, qui liste les commandes encaissées, les montants et les frais retenus.

Le schéma d'écriture d'un versement net (en passant par un compte propre à la société de livraison, par exemple) se fixe une fois pour toutes avec votre expert-comptable. Ensuite, la méthode reste la même à chaque virement.

• Importer le relevé bancaire : le virement apparaît parmi les lignes à rapprocher
• Pointer les commandes listées sur le bordereau du livreur
• Enregistrer l'encaissement des factures correspondantes
• Enregistrer les frais retenus, d'après la facture de la société de livraison
• Vérifier qu'encaissements moins frais égalent le virement, puis rapprocher la ligne du relevé

Exemple : un virement de 17 250 DH pour 40 commandes

Une boutique en ligne de Casablanca reçoit un virement de sa société de livraison. Le bordereau joint liste 40 commandes livrées et encaissées pour un total de 18 400 DH, soit un panier moyen de 460 DH, et 1 150 DH de frais retenus. Le virement s'élève donc à 18 400 − 1 150 = 17 250 DH, le montant qui apparaît sur le relevé importé.

Dans SOGESTIO, les 40 factures sont soldées pour 18 400 DH et les frais de 1 150 DH sont enregistrés comme une dépense de livraison. Pour leur TVA, restez prudent : ne décomposez pas vous-même les 1 150 DH, reprenez le HT et la TVA tels qu'ils figurent sur la facture de la société de livraison, et faites confirmer la déductibilité par votre expert-comptable.

Si le bordereau ne contenait que 39 commandes, la quarantième resterait impayée et apparaîtrait aussitôt dans la liste des impayés. Rapportés aux 40 colis, les frais représentent 28,75 DH par commande en moyenne, un chiffre à garder en tête pour calculer votre marge réelle.

Colis refusés et retours : un stock et une TVA qui restent justes

Un colis refusé à la porte n'est pas une vente. S'il n'a pas encore été facturé, on annule le bon de livraison et la marchandise revient en stock. S'il a déjà été facturé, on ne supprime jamais la facture : on émet un avoir lié à la facture d'origine, qui remet les articles en stock, sauf si vous indiquez qu'une marchandise abîmée ne sera pas remise en vente.

L'avoir corrige le chiffre d'affaires et la TVA collectée, et garde la trace de l'opération pour votre comptable. Un retour partiel se traite de la même façon, avec un avoir sur les seules lignes concernées.

Factures avec ICE, marge par produit et limites de SOGESTIO

Quand un client professionnel commande en ligne, ajoutez son ICE à sa fiche : la facture le reprend automatiquement, avec votre raison sociale, votre ICE, votre IF et votre RC, la TVA par taux et un QR code. Les rapports montrent le chiffre d'affaires par mois, le panier moyen et le classement des produits avec leur marge brute ; déduisez-en frais de livraison et retours pour juger de la rentabilité réelle d'un article.

SOGESTIO ne remplace ni votre boutique Shopify ou WooCommerce, ni son paiement en ligne, et ce n'est pas un logiciel de caisse : c'est l'outil qui tient la gestion derrière le site. Le pack Starter (199 DH/mois HT) couvre commandes, stock, factures, dépenses et caisse ; le pack Pro (449 DH/mois HT) ajoute la banque avec l'import des relevés et le rapprochement, les achats fournisseurs et la comptabilité.