Logiciel de gestion pour école privée et centre de formation au Maroc : l'administration et les finances

Une école privée est aussi une entreprise : ce que SOGESTIO gère, et ce qu'il ne gère pas

À Casablanca, Rabat ou Agadir, une école privée de 300 élèves facture chaque mois plusieurs centaines de milliers de dirhams et reçoit en septembre des piles de chèques. Pourtant, la gestion tient souvent dans un tableur et un classeur rangé au secrétariat : le jour où un chèque revient impayé ou qu'un parent conteste un mois, retrouver l'historique prend des heures.

SOGESTIO couvre précisément cette partie : facturation, encaissements, chèques, paie, contrats, budget et comptabilité. Il ne remplace pas un logiciel de vie scolaire : pas de notes, pas de cahier d'appel, pas d'emploi du temps, pas d'application pour les parents.

• Scolarité, inscription, transport et cantine facturés à chaque famille
• Chèques remis à la rentrée et présentés à la date convenue
• Impayés visibles famille par famille
• Paie et contrats des enseignants et du personnel

Facturer la scolarité chaque mois sans oublier une famille

Chaque famille est un client dans SOGESTIO. La scolarité se gère en facture récurrente : vous définissez une fois les lignes, la périodicité et une date de fin, fin juin par exemple, et la facture est générée à chaque échéance avec un numéro attribué par le serveur. Inscription, transport scolaire, cantine ou fournitures s'ajoutent comme articles à la facture de la famille.

Exemple : une école de 300 élèves avec une scolarité mensuelle de 1 800 DH facture 540 000 DH de scolarité chaque mois, soit 5 400 000 DH sur une année de dix mois. Avec 120 élèves inscrits au transport et 180 à la cantine, la facturation mensuelle atteint 705 000 DH. À ce volume, un mois oublié pour une famille passe inaperçu dans un tableur ; une facture récurrente, elle, n'oublie pas.

Côté TVA, le taux applicable ou l'exonération se paramètre sur chaque article ; le traitement de la scolarité, du transport ou de la cantine dépend de votre situation et se confirme avec votre expert-comptable.

Les chèques de la rentrée : un portefeuille à suivre pièce par pièce

Beaucoup de familles remettent en septembre une série de chèques, souvent dix, un par mois de l'année scolaire, à présenter à des dates convenues. Avec 250 familles, c'est un portefeuille de 2 500 chèques à présenter au bon moment. Un chèque oublié dans le tiroir, c'est un mois non encaissé ; un chèque présenté trop tôt, c'est un parent mécontent.

Dans le module Banque, chaque chèque est enregistré avec son numéro, sa banque, son échéance et son statut, et rattaché à la famille et au règlement. Vous voyez ceux à présenter cette semaine, ceux remis à la banque, ceux encaissés et ceux revenus impayés. Les relevés bancaires s'importent au format MT940 ou CSV pour le rapprochement.

Rappel : un chèque est payable à vue, même s'il porte une date postérieure. La remise échelonnée repose sur un accord avec la famille, à encadrer avec votre banque ou votre conseil.

Impayés et portail client : savoir quelles familles sont en retard

Le tableau de bord affiche les impayés et les retards, et chaque fiche famille montre le facturé, le réglé et le reste dû. Exemple : le 15 novembre, sur 540 000 DH de scolarité facturés pour le mois, 513 000 DH sont encaissés, soit un taux de recouvrement de 95 %. Les 27 000 DH restants correspondent à 15 mensualités de 1 800 DH, et les familles concernées sont listées.

Chaque parent peut recevoir un lien privé vers son portail client, sans création de compte, pour consulter et télécharger ses factures. Un centre de formation qui facture des entreprises y fait aussi accepter ses devis en ligne, puis les transforme en factures portant l'ICE du client.

• Factures, règlements et solde par famille
• Règlements en espèces, par virement, chèque ou prélèvement
• Documents en français, en arabe ou en anglais
• Délai moyen de paiement (DSO) dans les rapports

Paie et contrats des enseignants et du personnel

Enseignants, éducatrices de crèche, formateurs, chauffeurs, agents d'entretien : le module paie produit les bulletins avec CNSS, AMO, IR et ancienneté, passe l'écriture comptable de paie et prépare le fichier DAMANCOM ainsi que l'état 9421 préparatoire, à transposer dans SIMPL-IR. Les montants sont à contrôler par votre expert-comptable avant tout dépôt.

Le module ressources humaines enregistre les contrats (CDI, CDD, stage) et alerte avant la fin d'un contrat ou d'une période d'essai : précieux en juin, quand plusieurs CDD arrivent à terme et qu'il faut décider des renouvellements avant la rentrée. Les congés sont comptés en jours ouvrables. Faites valider le cadre juridique de vos contrats par un juriste.

Plusieurs sites ou un groupe scolaire

Une école avec un site maternelle et un site primaire, ou un centre de formation présent dans deux villes, veut connaître le résultat de chaque site. Les centres de coût s'affectent aux factures et aux dépenses : budget mensuel par poste pour chaque campus, comparaison budget / réalisé, résultat par centre de coût. Lorsque chaque établissement est une société distincte, le pack Groupe gère chacune avec ses données et sa numérotation, et donne une vue consolidée du chiffre d'affaires et de la trésorerie.

Quel pack pour une école, une crèche ou un centre de formation ?

Une petite école de langues ou un centre de soutien qui veut seulement facturer et suivre ses encaissements peut démarrer avec le pack Starter à 199 DH HT/mois (1 990 DH HT/an), jusqu'à 2 utilisateurs. Une école ou une crèche qui veut le portefeuille de chèques, la paie, la comptabilité CGNC et le budget par site choisira le pack Pro à 449 DH HT/mois (4 490 DH HT/an), jusqu'à 10 utilisateurs.

Un groupe scolaire de plusieurs sociétés prendra le pack Groupe à 990 DH HT/mois, trois sociétés incluses et jusqu'à 30 utilisateurs. L'essai gratuit de 14 jours se fait sans carte bancaire, et les données saisies pendant l'essai sont conservées.