SOGESTIO ou Excel : quand remplacer Excel pour la facturation et la gestion au Maroc ?

Pourquoi tant d'entreprises marocaines commencent avec Excel

Excel est déjà installé sur la plupart des ordinateurs, tout le monde sait à peu près s'en servir et il permet de construire en quelques minutes un modèle de facture, une liste de clients ou un tableau de stock. Pour un auto-entrepreneur qui émet quelques factures par mois, c'est un point de départ raisonnable : aucun abonnement, aucune formation, une liberté totale de mise en page.

Le problème n'apparaît pas le premier mois. Il apparaît quand le volume grandit, quand un deuxième collaborateur doit facturer, quand le comptable demande les justificatifs de TVA du trimestre ou quand un client conteste un montant. C'est à ce moment qu'il faut se demander si le tableur reste le bon outil.

Ce qui reste manuel dans un tableur

Un tableur calcule ce qu'on lui demande, mais il ne connaît pas les règles d'une facture marocaine. Chaque contrôle repose sur la personne qui saisit, et une formule écrasée ou une ligne copiée deux fois passent facilement inaperçues.

• Numérotation : le numéro suivant est tapé à la main, d'où des doublons ou des trous difficiles à expliquer.
• TVA : les totaux par taux (20 %, 14 %, 10 %, 7 %, exonéré) dépendent de formules qu'il faut vérifier sur chaque modèle.
• Stock : la facture et le tableau de stock sont deux fichiers séparés ; rien ne relie une livraison à la quantité restante.
• Travail à plusieurs : deux personnes qui ouvrent le même fichier créent vite deux versions différentes.
• Traçabilité : il est difficile de savoir qui a modifié une facture, quand et pourquoi.
• Relances : les échéances et les impayés se suivent dans un autre onglet, mis à jour quand on y pense.

Exemple chiffré : une facture à 10 000 DH HT

Prenons une facture de 10 000,00 DH HT au taux normal de 20 %. La TVA est de 2 000,00 DH et le total TTC de 12 000,00 DH. Dans Excel, le calcul est simple tant que toutes les lignes sont au même taux. Dès qu'une facture mélange un article à 20 % et un service à 10 %, il faut totaliser la TVA par taux, sans oublier aucune ligne, puis reporter ces montants dans le suivi de TVA.

Dans SOGESTIO, les totaux HT, TVA et TTC sont calculés par le serveur, la TVA est calculée ligne par ligne et totalisée par taux, et le numéro de facture est attribué automatiquement, par type de document et par année. Les taux sont préremplis et paramétrables par société, car ils évoluent avec les lois de finances.

Ce que SOGESTIO automatise par rapport à Excel

SOGESTIO relie entre eux les documents qu'Excel garde séparés : la chaîne Client, Devis, Bon de commande, Bon de livraison, Facture, Règlement se suit sans ressaisie. Le stock est mis à jour à chaque livraison et à chaque réception, avec des alertes de stock minimum et une valorisation au CMUP.

Les PDF de devis et de factures sont générés en français, en arabe ou en anglais avec votre logo, votre raison sociale, votre adresse, votre ICE, votre IF, votre RC, votre patente et votre RIB. Chaque utilisateur a son propre accès avec des droits par rôle, et le journal d'audit enregistre qui a fait quoi et quand.

• Numérotation séquentielle attribuée par le serveur.
• Totaux HT / TVA / TTC et TVA par taux calculés automatiquement.
• Stock synchronisé avec les livraisons et les réceptions.
• Plusieurs utilisateurs sur les mêmes données, depuis le navigateur ou l'application Android.
• Échéances calculées selon les conditions de paiement et suivi des impayés.
• Journal d'audit et droits par rôle.

Garder vos données Excel : l'import Excel/CSV

Passer à un logiciel ne veut pas dire tout ressaisir. SOGESTIO propose l'import et l'export Excel/CSV : vous pouvez reprendre votre liste de clients, vos articles ou vos fournisseurs depuis vos fichiers actuels, puis exporter vos données quand vous en avez besoin, par exemple pour votre comptable.

Excel ne disparaît pas pour autant : beaucoup d'utilisateurs continuent à s'en servir pour des analyses ponctuelles à partir des exports, pendant que la facturation, le stock et le suivi des paiements se font dans SOGESTIO.

Quel outil pour quel besoin ?

Excel reste un bon choix si vous émettez très peu de factures, travaillez seul, n'avez pas de stock à suivre et acceptez de contrôler vous-même la numérotation et la TVA. Il est aussi imbattable pour des calculs libres, des simulations ou des tableaux ponctuels.

SOGESTIO devient pertinent dès que le volume augmente, qu'un collaborateur ou un comptable doit accéder aux données, que le stock doit suivre les ventes ou que vous voulez des documents homogènes avec toutes les mentions de votre entreprise. Le pack Starter est à 199 DH HT par mois pour une société et jusqu'à 2 utilisateurs, avec ventes et facturation, stock, dépenses et caisse. Un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, permet de tester avec vos propres données.

À propos de cette comparaison

Les informations sur Excel sont générales, peuvent évoluer et doivent être vérifiées auprès de l'éditeur ; Microsoft et Excel sont des marques de leurs propriétaires respectifs.