Facture proforma au Maroc : définition, usages et différence avec la facture

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma (ou pro forma) est un document que le vendeur établit avant la vente, avec la présentation d'une facture : identité des parties, désignation des biens ou services, quantités, prix unitaires, TVA, total, conditions de paiement et de livraison. Elle porte clairement le titre « Facture proforma » pour qu'on ne la confonde pas avec une facture. Son but est d'informer l'acheteur, ou un tiers comme une banque ou un service d'importation, du montant exact d'une opération qui n'a pas encore eu lieu.

La proforma relève de l'usage commercial : on la rencontre surtout dans le commerce international, où elle est comprise partout, et dans les dossiers où un tiers doit voir le détail d'un achat avant qu'il ne soit réalisé. Sur le fond, elle ressemble beaucoup à un devis ; la différence tient surtout à sa présentation, plus proche de la facture finale, et aux destinataires qui la réclament.

À quoi sert une facture proforma au Maroc ?

Une entreprise marocaine peut aussi bien recevoir une proforma, quand elle achète, que devoir en émettre une, quand un client la demande. Les situations les plus courantes sont les suivantes.

• Importation : la proforma du fournisseur étranger fait partie des pièces généralement demandées pour établir le titre d'importation sur PortNet et le domicilier auprès de votre banque avant le dédouanement ; votre banque et votre transitaire vous indiquent la liste exacte.
• Client étranger : il vous demande une proforma pour préparer son propre dossier d'importation ou le virement depuis son pays.
• Demande d'acompte : avant de lancer une fabrication ou une commande spéciale, vous envoyez une proforma qui indique le montant de l'acompte et votre RIB.
• Financement : la banque ou la société de leasing de votre client demande une proforma pour étudier un crédit d'équipement.
• Subvention ou programme d'appui : certains dossiers demandent des proformas pour chiffrer les investissements prévus.
• Engagement budgétaire : certains acheteurs, notamment des organismes publics, ont besoin du montant exact pour réserver le budget avant de commander.

Pourquoi une facture proforma n'est-elle pas une facture ?

La proforma décrit une vente envisagée, pas une vente réalisée. Elle ne doit donc pas être enregistrée en comptabilité, ni par vous comme vente, ni par le client comme achat. La TVA qu'elle affiche est indicative : l'émission d'une proforma ne rend pas la TVA exigible, et elle ne permet pas au client de déduire la TVA. Elle ne prend pas non plus de numéro dans la séquence des factures : donnez-lui sa propre numérotation, par exemple PF-2026-0001.

Une fois la livraison ou la prestation réalisée, c'est la facture définitive qui fait foi, avec toutes les mentions requises, son numéro dans la séquence des factures et la TVA à déclarer. Le tableau ci-dessous compare les trois documents. Ces principes reflètent la pratique courante ; faites valider votre cas par votre expert-comptable, en particulier pour une opération à l'export, dont le traitement en TVA est spécifique.

Quelles mentions faire figurer sur une facture proforma ?

Le contenu d'une proforma dépend surtout de l'usage et des exigences de son destinataire (banque, douane, client). Elle doit permettre de retrouver exactement les éléments de la future facture.

• Le titre « Facture proforma » bien visible et, idéalement, la mention qu'elle ne vaut pas facture.
• Un numéro propre (séquence PF distincte des factures) et la date d'émission.
• Votre identité et vos identifiants (ICE, IF, RC, taxe professionnelle), ainsi que l'identité et l'ICE du client professionnel.
• La désignation précise des biens ou services, les quantités, les prix unitaires HT, les remises, le total HT, la TVA par taux et le total TTC.
• La durée de validité de l'offre et le délai de livraison ou d'exécution.
• Les conditions de paiement : montant et échéance de l'acompte, solde, mode de paiement et RIB.
• Pour un client à l'étranger : devise, conditions de livraison (Incoterm), origine des marchandises, poids et emballage si besoin.

Le client verse un acompte sur la proforma : quelle TVA, quelle facture ?

C'est le cas le plus délicat. Dès que vous encaissez de l'argent, il ne s'agit plus d'une simple intention de vente. Au Maroc, sous le régime de l'encaissement, qui est le droit commun, le fait générateur de la TVA est l'encaissement total ou partiel du prix : la TVA comprise dans l'acompte est donc due au titre de la période où vous l'encaissez. Même au régime des débits, les encaissements partiels reçus avant la facturation sont taxables. Constatez l'acompte par un document, reçu ou facture d'acompte selon la pratique que votre expert-comptable vous recommande, puis émettez la facture définitive après la livraison.

Exemple : un fournisseur d'équipements adresse à une PME une proforma pour une machine d'emballage, dont la banque de la PME a besoin pour accorder un crédit d'équipement. Le client verse ensuite l'acompte de 40 % demandé. Les taux de TVA évoluent avec les lois de finances : vérifiez celui qui s'applique à votre produit.

• Proforma : machine 142 000,00 DH HT, installation 9 500,00 DH HT, formation de 2 jours à 3 250,00 DH HT, soit 6 500,00 DH ; total 158 000,00 DH HT.
• TVA indicative à 20 % : 31 600,00 DH ; total 189 600,00 DH TTC.
• Acompte de 40 % du TTC : 189 600,00 × 40 % = 75 840,00 DH, dont 12 640,00 DH de TVA (75 840,00 × 20/120) et 63 200,00 DH HT.
• TVA de l'acompte : 12 640,00 DH, à déclarer au titre de la période d'encaissement au régime de l'encaissement.
• Facture définitive à la livraison : 158 000,00 DH HT, 31 600,00 DH de TVA, 189 600,00 DH TTC, acompte reçu 75 840,00 DH, reste à payer 113 760,00 DH.
• TVA restante, due à l'encaissement du solde : 18 960,00 DH ; au total 12 640,00 + 18 960,00 = 31 600,00 DH.

Quelles erreurs éviter avec une facture proforma ?

Les erreurs autour d'une proforma viennent presque toujours d'une confusion avec la facture.

• Envoyer une proforma à la place d'une facture et ne jamais émettre la facture définitive.
• Enregistrer la proforma en comptabilité comme une vente, ou lui donner un numéro de la séquence des factures.
• Oublier dans la déclaration de la période la TVA d'un acompte encaissé sur une proforma.
• Facturer un montant différent de la proforma sans explication, alors que la banque ou le service d'importation compare les deux documents.
• Omettre le titre « Facture proforma », ce qui crée une ambiguïté pour le client et son comptable.
• Laisser la proforma sans durée de validité, puis devoir honorer des prix dépassés.

Comment SOGESTIO couvre le besoin d'une proforma ?

SOGESTIO ne propose pas de document intitulé « facture proforma ». Dans la plupart des cas, c'est le devis, ou le bon de commande, qui joue ce rôle : il reprend votre logo, votre raison sociale, votre adresse, votre ICE, votre IF, votre RC, votre patente et votre RIB, détaille les lignes avec la TVA calculée par le serveur et totalisée par taux, et se génère en PDF en français, en arabe ou en anglais pour vos clients à l'étranger. Si votre interlocuteur exige expressément un document intitulé « facture proforma », vérifiez avec lui qu'un devis détaillé lui convient.

L'acompte et les échéances sont enregistrés, et la facture définitive est créée à partir du devis ou de la commande sans ressaisie, avec un numéro attribué par le serveur dans la séquence des factures. Le PDF de la facture affiche le montant déjà réglé et le reste à payer, et la déclaration de TVA est préparée au régime de l'encaissement ou des débits. Le client peut aussi accepter le devis en ligne depuis son portail.