Logiciel de gestion pour agences de communication, marketing et événementiel au Maroc

Une agence peut facturer beaucoup et gagner peu

Dans une agence de Casablanca ou de Rabat, une grande partie du chiffre d'affaires ne fait que transiter : impression, achat d'espace, studio de tournage, freelances, influenceurs, location de matériel pour un salon. Sur une campagne de 120 000 DH, il peut ne rester que quelques dizaines de milliers de dirhams pour payer l'équipe créative et dégager un bénéfice.

La marge se perd par petites touches : un devis d'imprimeur accepté sans comparaison, une remise lâchée en fin de soutenance pour signer, des frais de tournage jamais refacturés, un événement qui déborde de son budget. Sans chiffres par campagne, le gérant ne sait pas quels clients font vivre l'agence et lesquels lui coûtent de l'argent.

• Achats engagés pour les clients sans validation
• Remises accordées pour signer, jamais mesurées
• Frais de tournage et d'événement avancés par l'équipe
• Marge connue par facture, jamais par client ni par métier

La marge par campagne et par client, calculée sur les coûts réels

Dans SOGESTIO, vous créez un centre de coût par client important ou par métier : digital, événementiel, print, production audiovisuelle. Les factures de vente, les factures fournisseurs et les dépenses y sont affectées, un budget mensuel est fixé par poste, et le résultat par centre de coût montre ce que chaque client ou chaque activité rapporte vraiment.

Exemple : une campagne de lancement facturée 120 000 DH HT. Les coûts directs s'élèvent à 38 000 DH d'impression, 22 000 DH de shooting et 15 000 DH de freelances, soit 75 000 DH. La marge brute est de 45 000 DH, soit 37,5 % du montant facturé : c'est avec elle que l'agence paie le temps de son équipe, ses locaux et ses outils. Dans le tableau ci-dessous, la campagne la plus importante en chiffre d'affaires est la moins rentable en proportion.

Acheter pour le compte des clients sans perdre le contrôle

Chaque engagement passe par une demande d'achat : 5 000 brochures, un plateau de tournage, un lot d'objets publicitaires, une prestation d'influenceur. Elle doit être approuvée par la direction (propriétaire ou administrateur du compte) avant de devenir un bon de commande, qui ne pourra dépasser ni les quantités ni les prix approuvés. Personne ne peut approuver sa propre demande.

Pour les gros achats, l'appel d'offres fournisseurs consulte trois imprimeurs ou trois standistes et compare leurs offres dans un tableau. Les contrats-cadres appliquent les prix négociés avec vos fournisseurs réguliers, la notation des fournisseurs garde la trace de leur qualité, et le rapprochement commande / réception / facture repère l'imprimeur qui facture 5 000 brochures quand 4 500 ont été livrées. Le traitement des frais refacturés à l'identique (débours) est à valider avec votre expert-comptable.

Remises et notes de frais : des règles claires, validées au bon niveau

Les remises font partie des circuits d'approbation : au-delà du seuil que vous fixez, une remise accordée sur un devis doit être validée par la personne habilitée. L'agence garde la souplesse commerciale nécessaire pour gagner un budget, sans sacrifier sa marge sur un coup de tête en fin de réunion.

Pendant un tournage à Ouarzazate ou un événement à Marrakech, l'équipe avance des frais : transport, repas, achats de dernière minute. Chaque salarié dépose sa note de frais avec le justificatif ; elle est approuvée, comptabilisée comme dépense puis marquée remboursée. La caisse espèces suit les avances remises au chef de projet sur place.

Gagner les compétitions d'agences avec un pipeline visible

Une agence vit des consultations de ses clients : brief, recommandation, soutenance, négociation. Le CRM de SOGESTIO suit chaque compétition comme une opportunité dans un pipeline en glisser-déposer, du premier contact à la signature. Le dirigeant voit combien de recommandations sont en cours, lesquelles approchent de la décision et où concentrer l'équipe créative. Une fois le budget gagné, le devis devient bon de commande puis facture, sans ressaisie.

Des factures qui passent le contrôle des grands annonceurs

Les multinationales et les grands annonceurs examinent chaque facture avant de la payer. Devis et factures sortent en français, en arabe ou en anglais, avec votre logo et votre couleur, votre ICE, votre IF et votre RC, les conditions de paiement, vos coordonnées bancaires, le montant en lettres et un QR code reprenant l'ICE, le numéro, la date et les montants. Une zone cachet et signature est prévue, et l'original de chaque facture validée est archivé avec son empreinte SHA-256.

Ces annonceurs paient souvent à 60 ou 90 jours : la prévision de trésorerie sur 13 semaines anticipe les salaires et les fournisseurs à régler avant d'être payé. SOGESTIO exporte vos factures validées au format structuré UBL 2.1 (avec ICE, IF et RC), ce qui prépare le passage à la facturation électronique annoncée par la DGI.

Quel pack pour une agence de communication ou d'événementiel ?

Le pack Pro, à 449 DH HT par mois (4 490 DH HT par an), réunit ce qu'il faut à une agence : demandes d'achat et appels d'offres, budgets et centres de coût, CRM, banque, comptabilité CGNC, paie et ressources humaines avec les notes de frais, pour une société et jusqu'à 10 utilisateurs. Un groupe qui exploite une agence, une société d'événementiel et un studio de production prendra le pack Groupe à 990 DH HT par mois : 3 sociétés, jusqu'à 30 utilisateurs et une vue consolidée. L'essai gratuit de 14 jours est sans carte bancaire.