Logiciel de gestion des achats au Maroc : de la demande d'achat au paiement du fournisseur

Où une PME perd de l'argent dans ses achats

Dans beaucoup d'entreprises marocaines, un achat se décide au téléphone : le chef de chantier appelle le fournisseur habituel, la marchandise arrive, la facture suit et la comptabilité la paie. Personne n'a comparé les prix, personne n'a vérifié que la quantité facturée est bien celle qui a été livrée, et le prix négocié en début d'année est oublié au bout de trois mois.

Pris un par un, ces écarts paraissent petits : dix sacs facturés mais jamais livrés, une remise non appliquée, une facture saisie deux fois. Sur une année d'achats, ils pèsent directement sur la marge, sans compter le risque de fraude quand la même personne commande, réceptionne et fait payer.

• Commandes passées sans validation ni plafond
• Un seul fournisseur consulté, par habitude
• Prix négociés oubliés au moment de commander
• Factures payées sans contrôle de la réception
• Même facture fournisseur enregistrée deux fois

Mettre les fournisseurs en concurrence avec l'appel d'offres

L'appel d'offres part d'un besoin (articles et quantités) et l'adresse à au moins deux fournisseurs de votre fichier. Vous saisissez leurs réponses : prix unitaire par ligne, délai de livraison, durée de validité, et en remarque les conditions particulières comme le paiement. SOGESTIO construit le tableau comparatif : meilleur prix ligne par ligne, total et classement de chaque offre, avec la note de chaque fournisseur tirée de ses évaluations passées.

Exemple : une entreprise de construction de Marrakech consulte trois négociants pour 200 sacs de ciment. Le moins cher n'est pas forcément le bon choix : le fournisseur C propose 71 DH HT le sac, mais livre en 12 jours, exige un paiement comptant et a une note de 62 sur 100. Le fournisseur B, à 75 DH HT, livre en 5 jours et accorde 60 jours. L'acheteur attribue l'achat à B ; l'attribution crée automatiquement une demande d'achat aux prix de l'offre retenue, qui suit ensuite le circuit d'approbation normal.

Demande d'achat et approbation : qui peut engager l'entreprise ?

Tout achat commence par une demande d'achat : le demandeur indique les articles, les quantités et, s'il le connaît, le fournisseur. À la soumission, la demande reçoit un numéro et son contenu est figé : l'approbateur décide sur exactement ce qui a été demandé. Il approuve, ou rejette en indiquant le motif. Personne ne peut approuver sa propre demande, pas même le gérant.

Le bon de commande fournisseur se crée uniquement à partir d'une demande approuvée, et il ne peut pas la dépasser : ni en quantité, ni en prix unitaire, ni en montant total. Au-delà, la commande repart en approbation. Les autres circuits d'approbation, comme ceux des dépenses et des règlements fournisseurs, se règlent par seuil de montant et par rôle.

• Demande numérotée et figée dès sa soumission
• Rejet toujours motivé
• Commande limitée aux quantités et aux prix approuvés
• Commande réservée aux fournisseurs actifs dont la fiche est complète (ICE et RC pour un fournisseur marocain)

Contrats-cadres et notation : capitaliser sur les bons fournisseurs

Quand vous négociez des prix avec un fournisseur pour une période, par exemple les emballages ou les consommables d'atelier de l'année, le contrat-cadre les enregistre : fournisseur, dates de début et de fin, prix par article et, si vous le souhaitez, un plafond de montant. Lorsqu'un acheteur commande un article couvert, le prix négocié s'applique automatiquement ; SOGESTIO suit aussi la consommation du plafond à partir des factures validées du fournisseur.

Chaque livraison peut ensuite être évaluée : à l'heure ou non, qualité notée de 1 à 5, conforme ou non à la commande. SOGESTIO en tire une note sur 100 par fournisseur, visible dans sa fiche et dans le tableau comparatif des appels d'offres. À la consultation suivante, la discussion ne repose plus sur des impressions mais sur un historique.

Réception et rapprochement commande / réception / facture

À l'arrivée de la marchandise, le magasinier enregistre le bon de réception à partir de la commande, en plusieurs fois si le fournisseur livre en partie. La réception fait entrer la marchandise en stock au coût d'achat net et met à jour le CMUP.

Quand la facture arrive, SOGESTIO la rapproche de la commande (prix) et des réceptions (quantités). Reprenons les 200 sacs de ciment commandés à 75 DH HT : 190 sacs ont été reçus, mais la facture en compte 200. L'écart est de 10 × 75 = 750 DH HT, soit 900 DH TTC avec une TVA au taux normal de 20 %. Il est signalé sur la facture et, si vous avez choisi le mode bloquant, la facture ne peut pas être validée tant que l'écart n'est pas réglé : les 900 DH ne partent pas en paiement.

Un écart de prix entre la commande et la facture est signalé de la même façon. Le numéro de facture du fournisseur est par ailleurs obligatoire, et la même facture d'un même fournisseur ne peut pas être enregistrée deux fois.

Factures fournisseurs PDF lues automatiquement

Beaucoup de fournisseurs envoient leurs factures en PDF produit par leur logiciel. SOGESTIO lit ces PDF numériques : il reconnaît le fournisseur par son ICE, reprend le numéro, les dates, les lignes et les totaux, et prépare un brouillon de facture d'achat que vous vérifiez avant de le valider. Les doublons sont signalés. Un scan ou une photo de facture n'est pas lu : il faut un PDF numérique.

Une fois validée, la facture fournisseur alimente les dettes fournisseurs et leurs échéances, passe en comptabilité selon le CGNC et entre dans la TVA déductible. Le relevé des déductions s'exporte au format EDI XML pour SIMPL-TVA, à contrôler avec votre comptable avant dépôt.

Quel pack pour la gestion des achats ?

Les achats ne font pas partie du pack Starter, qui couvre les ventes, le stock, les dépenses et la caisse. Le cycle complet, des demandes d'achat et appels d'offres aux contrats-cadres, commandes, réceptions, rapprochement et notation, est inclus dans le pack Pro à 449 DH/mois HT (4 490 DH/an HT, jusqu'à 10 utilisateurs) et dans le pack Groupe à 990 DH/mois HT, qui ajoute plusieurs sociétés et jusqu'à 30 utilisateurs. L'essai gratuit de 14 jours se fait sans carte bancaire et sans engagement.