Logiciel de gestion administrative pour cliniques, laboratoires et centres de radiologie au Maroc

Un logiciel de gestion, pas un logiciel médical

Une clinique à Casablanca, un laboratoire d'analyses à Fès, un centre de radiologie à Marrakech ou un cabinet dentaire organisé en société sont aussi des entreprises : des fournisseurs de réactifs et de consommables à payer, un stock réparti entre plusieurs magasins, des infirmiers et des techniciens à payer chaque mois, des factures à émettre et à encaisser. C'est cette partie que couvre SOGESTIO.

Le périmètre est net : SOGESTIO n'est pas un logiciel médical. Il ne tient pas de dossier patient, ne gère ni diagnostic, ni résultat d'analyse, ni compte rendu d'imagerie, ne pilote aucun appareil et n'est pas relié aux systèmes des organismes d'assurance maladie. Il travaille à côté de vos outils médicaux, pour l'administration, les achats et les finances.

• Facturation des patients et des organismes clients
• Achats de réactifs avec appels d'offres et contrats-cadres
• Stock par lot et par magasin, alertes de stock minimum
• Contrats, congés et paie du personnel
• Budget et résultat par service

Achats de réactifs : comparer, négocier, vérifier avant de payer

Réactifs, consommables et petits matériels pèsent lourd dans les charges, et les prix varient d'un fournisseur à l'autre. Avec les achats avancés, chaque demande d'achat est approuvée avant de devenir une commande, puis un appel d'offres consulte plusieurs fournisseurs et présente leurs offres dans un tableau comparatif. Les prix négociés dans un contrat-cadre s'appliquent ensuite aux commandes, et chaque fournisseur reçoit une note.

Avant le paiement, le rapprochement commande / réception / facture compare les trois documents. Exemple : un laboratoire commande 40 coffrets de réactif à 1 250 DH HT l'unité, soit 50 000 DH HT. Le bon de réception n'en compte que 38, soit 47 500 DH HT, mais la facture fournisseur porte sur 40 coffrets. L'écart de 2 coffrets, soit 2 500 DH HT, est signalé avant que la facture ne soit réglée.

Une facture fournisseur reçue en PDF numérique est lue automatiquement : fournisseur reconnu par son ICE, lignes et totaux préparés en brouillon à vérifier, doublons signalés.

Stock de consommables : par lot, par magasin, sans rupture

Le stock se répartit entre plusieurs dépôts : magasin central, laboratoire, bloc, imagerie. Chaque entrée, sortie ou transfert est enregistré, le bon de réception alimente le stock au coût d'achat net et la valeur est calculée au CMUP. Des alertes de stock minimum signalent les consommables à recommander avant la rupture, et l'inventaire se saisit dans le logiciel.

Chaque article peut être suivi par numéro de lot, de la réception à la sortie, ce qui permet de retrouver rapidement un lot de réactifs concerné par un rappel du fournisseur.

Facturer les patients et les organismes clients

Une facture s'établit au nom d'un patient ou d'une entreprise, d'une mutuelle ou d'un autre organisme enregistré comme client, avec une numérotation attribuée par le serveur et un PDF en français, en arabe ou en anglais. Les conditions de paiement calculent l'échéance, le tableau de bord affiche les impayés et les retards, et le délai moyen de paiement montre quels organismes paient lentement. SOGESTIO n'est relié à aucun système d'assureur : la facture adressée à un organisme se suit comme toute autre créance.

Côté données personnelles, ne saisissez que ce que la facture exige : l'identité du client et la désignation de la prestation, sans information médicale. Au Maroc, la protection des données personnelles est encadrée par la loi et contrôlée par la CNDP ; vérifiez vos obligations avec votre conseil juridique. Le taux de TVA ou l'exonération de chaque prestation se paramètre article par article et se confirme avec votre expert-comptable.

Personnel soignant et administratif : contrats, congés et paie

Infirmiers, techniciens de laboratoire, manipulateurs radio, secrétaires : les contrats (CDI, CDD, intérim, stage) sont enregistrés avec une alerte avant la fin d'un contrat ou d'une période d'essai. Les congés sont comptés en jours ouvrables, du lundi au samedi hors jours fériés à date fixe, et les demandes passent par un circuit d'approbation.

La paie produit les bulletins avec CNSS, AMO, IR et ancienneté, passe l'écriture comptable et prépare le fichier DAMANCOM et l'état 9421 préparatoire, à contrôler par votre expert-comptable avant dépôt. SOGESTIO ne gère pas le planning des gardes : il prend en charge le contrat, les congés et la paie.

Budget par service : laboratoire, imagerie, bloc, administration

Chaque service devient un centre de coût, affecté aux factures et aux dépenses. Vous fixez un budget mensuel par poste, et SOGESTIO compare le budget au réalisé, avec les écarts et le résultat par centre de coût.

Exemple : le laboratoire prévoit 120 000 DH HT de réactifs pour octobre. Les achats réels atteignent 134 400 DH HT, soit un dépassement de 14 400 DH (12 %). L'écart apparaît dans le suivi du mois et non à la clôture de l'exercice, ce qui laisse le temps d'en trouver la cause : hausse de prix, volume d'analyses, pertes.

Sécurité des accès et choix du pack

Chaque utilisateur n'accède qu'à ce que son rôle autorise (propriétaire, administrateur, comptable, commercial ou rôle personnalisé), et le journal d'audit enregistre qui a fait quoi, et quand. La double authentification par application et la déconnexion à distance d'un appareil perdu complètent la protection ; chaque société est cloisonnée côté serveur.

Achats avancés, banque, comptabilité, budgets, ressources humaines et paie sont inclus dans le pack Pro à 449 DH HT/mois (4 490 DH HT/an), jusqu'à 10 utilisateurs. Une structure plus grande ou à plusieurs sociétés prendra le pack Groupe à 990 DH HT/mois, jusqu'à 30 utilisateurs ; la version On-premise, sur devis, garde les données sur votre propre serveur. L'essai gratuit de 14 jours se fait sans carte bancaire.