مذكرة المصاريف في المغرب: الوثائق المثبتة والاسترجاع ومثال بالأرقام

ما هي مذكرة المصاريف في المغرب؟

مذكرة المصاريف وثيقة يطلب بها الأجير استرجاع مصاريف أنفقها لحساب المقاولة من ماله الخاص، كالتنقل والإقامة والوجبات واستقبال الزبناء والمشتريات المستعجلة. وهي ليست جزءًا من الأجر، بل استرجاع لمصروف كانت المقاولة ستؤديه بنفسها. وفي المصاريف المتكررة أو الكبيرة، يُفضَّل أن تؤدي المقاولة للمورد مباشرة لتكون الفاتورة باسمها.

في نظام المصاريف الحقيقية، يسترجع الأجير ما أنفقه بالضبط مقابل الوثائق المثبتة، وهي الطريقة الأسهل للتبرير عند المراقبة. أما التعويضات الجزافية، كمبلغ ثابت عن كل يوم تنقل أو كل كيلومتر، فمعالجتها الجبائية والاجتماعية تتوقف على طبيعتها ومبرراتها، وقد تُعتبر تكملة للأجر خاضعة للاشتراكات والضريبة على الدخل. اعرض أي جدول جزافي على خبيرك المحاسب قبل العمل به.

ما هي الوثائق المثبتة المطلوبة؟

دون وثيقة مثبتة، يصعب الدفاع عن المصروف في المحاسبة وعند المراقبة. وتجنّب الأداءات النقدية الكبيرة، لأن القواعد الجبائية قد تحدّ من خصم المصاريف المؤداة نقدًا فوق مبالغ معينة، وفضّل وسيلة أداء قابلة للتتبع.

• فاتورة أو وصل أصلي مؤرخ يبيّن المبلغ المؤدى.
• فاتورة باسم الشركة مع رقم ICE الخاص بها في الفنادق والمشتريات المهمة.
• هوية المورد ومعرّفاته على فاتورته.
• تفصيل الضريبة على القيمة المضافة: المبلغ دون رسوم والسعر ومبلغ الضريبة.
• الغرض المهني للمصروف، وأسماء المدعوين في وجبات العمل.

لماذا تضع المقاولة سياسة مكتوبة للمصاريف؟

سياسة مكتوبة، ولو في صفحة واحدة، تحدد ما يُسترجع وبأي شروط ومن يوافق، وتسري على الجميع بمن فيهم المسيّرون، فتتجنب المقاولة أغلب النقاشات.

• فئات المصاريف القابلة للاسترجاع: التنقل والإقامة والوجبات والاستقبال واللوازم.
• سقوف لكل فئة، مثل حد أقصى لليلة الفندق حسب المدينة.
• أجل الإيداع، مثل مذكرة واحدة كل شهر.
• مسار الموافقة حسب المبلغ، ولا يوافق أحد على مذكرته بنفسه.
• قواعد التسبيقات وأجل الاسترجاع.

مثال بالأرقام: مذكرة مصاريف شهرية مع تسبيق

يوسف، إطار تجاري بالدار البيضاء، يزور زبونًا في طنجة خلال شتنبر 2026. في فاتح شتنبر تسلّم تسبيقًا قدره 1 500,00 درهم، وفي نهاية الشهر أودع مذكرة بخمسة مصاريف بالمبالغ المؤداة مع الرسوم: تذاكر القطار ذهابًا وإيابًا 548,00 درهم، وليلة في فندق بطنجة 920,00 درهم، وغداء مع الزبون 386,50 درهم، وثلاث رحلات بسيارة الأجرة 165,00 درهم، ولوازم مكتبية مستعجلة 214,80 درهم.

المجموع: 548,00 + 920,00 + 386,50 + 165,00 + 214,80 = 2 234,30 درهم. ويُخصم التسبيق: 2 234,30 − 1 500,00 = 734,30 درهم تبقى لفائدة يوسف. ولو كان المجموع أقل من التسبيق، 1 200,00 درهم مثلًا، لأرجع يوسف 300,00 درهم أو خُصمت من مذكرته الموالية حسب السياسة الداخلية.

كيف تُسجَّل المذكرة محاسبيًا وتُعالج الضريبة؟

بعد الموافقة، يُسجَّل كل مصروف كتكلفة في الحساب المناسب لطبيعته، ويقابله دين لفائدة الأجير بالمبلغ الإجمالي مع الرسوم، أي 2 234,30 درهم. ويسدّد التسبيق، المسجَّل عند دفعه كمبلغ مستحق على الأجير، جزءًا من هذا الدين، ويسدّد تحويل 734,30 درهم الباقي.

لا تُسترجع الضريبة على القيمة المضافة إلا بشروط: فاتورة قانونية باسم المقاولة، ومصروف مرتبط بالنشاط الخاضع للضريبة، وفئة مصاريف تخوّل حق الخصم، إذ إن بعض الفئات لا تخوّله. وفي حالة الشك، يُسجَّل المصروف بمبلغه مع الرسوم دون استرجاع الضريبة، واستشر خبيرك المحاسب.

ما هي الأخطاء الشائعة في مذكرات المصاريف؟

تتكرر الأخطاء نفسها في أغلب المقاولات، وتكلّف إما مالًا وإما تصحيحات عند المراقبة.

• الاسترجاع دون وثيقة مثبتة أو بصورة غير واضحة.
• قبول فاتورة فندق أو لوازم باسم الأجير بدل الشركة.
• نسيان خصم التسبيق والاسترجاع مرتين.
• استرجاع الضريبة على وصولات لا تستوفي الشروط.
• موافقة المسؤول على مذكرته بنفسه.
• ترك المذكرات تتراكم لعدة أشهر.

كيف يدبّر SOGESTIO مذكرات المصاريف؟

تسجّل وحدة المصاريف والصندوق في SOGESTIO، المتوفرة في جميع الباقات، المصاريف حسب الفئة مع الضريبة القابلة للخصم، ومذكرات المصاريف، وصندوق النقد. ومع وحدة الموارد البشرية في باقتي Pro وGroupe، يودع كل أجير مذكراته، فتمر عبر مسار الموافقة حسب سقف المبلغ والدور، مع التفويض خلال الغياب، ودون أن يوافق أحد على مذكرته بنفسه، ثم تُسجَّل كمصروف وتُعلَّم كمسترجعة.

ومع وحدة الوثائق في باقتي Pro وGroupe، تُرفق الوثائق المثبتة بالمصاريف، ويحتفظ سجل التدقيق بأثر من فعل ماذا ومتى. ويبقى التكييف الجبائي للمصاريف من اختصاص خبيرك المحاسب. جرّب SOGESTIO مجانًا لمدة 14 يومًا دون بطاقة بنكية.