مسار المصادقة على المصاريف والمشتريات

المراقبة الداخلية: من يحق له إلزام مال المقاولة؟

تقوم المراقبة الداخلية على مبدأ بسيط هو الفصل بين المهام: من يطلب النفقة ليس من يأذن بها، ومن يأذن بها ليس بالضرورة من يؤديها. لكن الواقع في كثير من المقاولات المغربية مختلف، فالمسيّر يوافق على كل شيء برسالة «ok» عبر WhatsApp، والمحاسب الذي يسجّل فاتورة المورد يستطيع أيضًا إطلاق التحويل.

حين تشغّل المقاولة عشرة أشخاص تكفي الثقة، أما مع 40 أجيرًا وعدة مندوبين تجاريين ومشترٍ ومخزن، فتكبر المخاطر: تخفيضات تُمنح لإتمام صفقة، ومشتريات دون إذن، وأداءات قبل استلام البضاعة. ومسار المصادقة ليس علامة شك، بل يحمي أيضًا من ينفّذ.

تخفيضات تُمنح دون موافقة الإدارة
أداء الموردين بيد من يسجّل الفاتورة نفسه
موافقات شفوية أو برسائل يستحيل الرجوع إليها

مثال لمصفوفة المصادقة لدى موزّع يشغّل 40 أجيرًا

تحدد مصفوفة المصادقة لكل نوع من العمليات السقف الذي يستوجب قرارًا ومن يتخذه. في SOGESTIO تحدد لكل نوع سقفًا بالدرهم (أو نسبة مئوية للتخفيضات) ومن يحق له القرار: «المحاسب أو المسيّر أو المسؤول»، أو «المسيّر أو المسؤول» فقط. تحت السقف تمرّ العملية مباشرة، وفوقه تبقى معلقة إلى حين القرار. ويعرض الجدول أدناه إعدادًا ممكنًا لموزّع بالدار البيضاء.

مثال التخفيض: يُعدّ مندوب تجاري عرض سعر بقيمة 60 000 درهم دون رسوم، ويمنح تخفيضًا قدره 7 500 درهم، أي 12,5 %. ولأن سقف المقاولة 10 %، لا يمكن اعتماد العرض، فيطلب المندوب المصادقة ويتوصل المسيّر بإشعار ويقرر. إذا وافق، يُعتمد العرض بمبلغ 52 500 درهم دون رسوم، وإذا غيّر المندوب المبلغ بعد ذلك، لزمت مصادقة جديدة.

مصفوفة المصادقة لدى موزّع يشغّل 40 أجيرًا (مثال للإعداد)
العملية	دون مصادقة	تستوجب المصادقة	من يقرر
أداء نفقة	أقل من 5 000 درهم مع الرسوم	ابتداءً من 5 000 درهم مع الرسوم	المدير المالي (دور المحاسب)
أداء مورد	أقل من 50 000 درهم	ابتداءً من 50 000 درهم	المسيّر أو المسؤول
تخفيض على عرض أو فاتورة	أقل من 10 %	ابتداءً من 10 %	المسيّر أو المسؤول
طلب شراء	—	كل طلب قبل سند الطلب	المسيّر أو المسؤول
طلب عطلة	—	كل طلب	المدير المالي (دور المحاسب)
مصاريف المهمة	—	كل مصروف	المدير المالي (دور المحاسب)

ما الذي يوقفه SOGESTIO ومتى؟

تتدخل كل قاعدة لحظة التزام المال، لا بعد فوات الأوان. يتوصل المصادِقون بإشعار داخل SOGESTIO، ويجدون في شاشة واحدة ما ينتظر قرارهم وطلباتهم الخاصة وسجل القرارات. وبعد إرسال الطلب، يُجمَّد ما بُني عليه القرار: لا يمكن تعديل مبلغ الأداء المعلق أو المقبول ولا المستفيد ولا طريقة الأداء، وإذا تغيّر المبلغ أُلغي الطلب القديم وقُدّم طلب جديد.

النفقة: تُسجَّل التكلفة ويبقى أداؤها معلقًا
أداء المورد: بلا أثر إلى حين المصادقة
التخفيض: لا يُعتمد العرض أو الفاتورة دون موافقة
الشراء: طلب الشراء يُصادَق قبل أن يصبح سند طلب
العطلة ومصاريف المهمة: كل طلب يمرّ عبر مُصادِق

لا أحد يصادق على طلبه، ولا حتى المسيّر

لا استثناء في هذه القاعدة: مهما كان الدور، بما في ذلك المالك، لا يمكن لصاحب الطلب المصادقة عليه. فإذا سجّل المسيّر نفقة مهمة، يصادق عليها مستخدم آخر مخوَّل، كالمدير المالي حين تسند القاعدة القرار إلى دور المحاسب. ويجب تعليل كل رفض، ولا يعدّل قواعد المصادقة إلا المالك والمسيّرون، فلا يستطيع أحد تخفيف السقف الذي يخصه.

التفويض: المسار يستمر أثناء الغياب

المصادِق المسافر أو في عطلة لا ينبغي أن يوقف المقاولة. يفوّض قراراته لمستخدم آخر لفترة محددة بتاريخ بداية وتاريخ نهاية. مثال: تغيب المديرة المالية من الاثنين 3 إلى الجمعة 14 غشت 2026، فتفوّض رئيس المحاسبة، وتُعالج الطلبات التي تعود إليها خلال هذه الأيام الاثني عشر دون انتظار عودتها.

لا يتصرف المفوَّض إليه إلا في حدود صلاحيات المفوِّض، ولا يصادق أبدًا على طلباته الشخصية. ويُسجَّل كل قرار باسم المفوِّض مع هوية من اتخذه، ويمكن إلغاء التفويض في أي وقت.

سجل التدقيق: ما الذي يتغير مقارنة بموافقات WhatsApp؟

رسالة «ok» أو توقيع على وصل ورقي لا يبيّنان ما تمت الموافقة عليه بالضبط ولا متى، وبعد ستة أشهر يصعب الإثبات أمام الخبير المحاسب أو المدقق. في SOGESTIO يحتفظ كل طلب بمبلغه وصاحبه والقرار والمصادِق والتاريخ والتعليق، ويسجّل سجل التدقيق من فعل ماذا ومتى.

قبل: رسالة صوتية؛ بعد: قرار مؤرخ وباسم صاحبه
قبل: وصولات ورقية ضائعة؛ بعد: سجل قابل للرجوع إليه
قبل: مسار متوقف أثناء العطل؛ بعد: تفويض مؤطَّر

أي مسارات حسب وحدات باقتك؟

تنطبق مسارات المصادقة على وحدات باقتك. فمع المبيعات والمصاريف في باقة Starter بسعر 199 درهم دون احتساب الرسوم شهريًا، تؤطّر التخفيضات على العروض والفواتير وأداء المصاريف. ومع باقة Pro بسعر 449 درهم دون احتساب الرسوم شهريًا وباقة Groupe بسعر 990 درهم دون احتساب الرسوم شهريًا، تشمل أيضًا المشتريات وأداءات الموردين، إضافة إلى العطل ومصاريف المهمة في وحدة الموارد البشرية. وفي باقة Groupe لكل شركة قواعدها. التجربة مجانية لمدة 14 يومًا دون بطاقة بنكية.

أسئلة شائعة

ما هو مسار المصادقة على المصاريف؟

هو القاعدة التي تحدد ابتداءً من أي مبلغ يجب الموافقة على النفقة قبل أدائها، ومن يوافق. تحت السقف تُؤدّى النفقة عاديًا، وفوقه تُسجَّل التكلفة ويبقى الأداء معلقًا إلى حين القرار.

هل يمكن وضع قواعد مختلفة حسب نوع العملية؟

نعم. لكل نوع قاعدته: سقف بالدرهم لأداء المصاريف والموردين، ونسبة مئوية للتخفيضات، ومصادقة على كل طلب للمشتريات والعطل ومصاريف المهمة، وتُفعَّل كل قاعدة أو تُعطَّل على حدة.

ماذا يحدث عند غياب المصادِق؟

يفوّض قراراته لمستخدم آخر لفترة محددة، فيقرر المفوَّض إليه في حدود صلاحيات المفوِّض، ولا يقرر أبدًا في طلباته الخاصة، ويُسجَّل كل قرار باسم المفوِّض.

هل يمكن للمسيّر المصادقة على مصاريفه؟

لا. لا يمكن لصاحب الطلب المصادقة عليه مهما كان دوره، فيصادق على نفقة المسيّر مستخدم آخر مخوَّل، وهكذا يطبَّق الفصل بين المهام حتى في أعلى المقاولة.

هل تبقى القرارات مسجلة؟

نعم. يحتفظ كل طلب بمبلغه وصاحبه والقرار والمصادِق والتاريخ وسبب الرفض إن وُجد، ويسجّل سجل التدقيق عمليات المستخدمين، فيجد خبيرك المحاسب من أذن بماذا.

مسار المصادقة على المصاريف والمشتريات والأداءات: المراقبة الداخلية للمقاولات الصغيرة والمتوسطة