برنامج تسيير المشتريات في المغرب: من طلب الشراء إلى أداء المورد

أين تخسر المقاولة أموالها في المشتريات؟

في كثير من المقاولات المغربية يُقرَّر الشراء بمكالمة هاتفية: يتصل رئيس الورش بالمورد المعتاد، فتصل السلعة ثم الفاتورة، وتؤديها المحاسبة. لم يقارن أحد الأثمنة، ولم يتحقق أحد من أن الكمية المفوترة هي التي سُلِّمت، والثمن الذي تم التفاوض عليه في بداية السنة يُنسى بعد ثلاثة أشهر.

تبدو هذه الفوارق صغيرة كلٌّ على حدة: عشرة أكياس مفوترة لم تصل، وتخفيض لم يُطبَّق، وفاتورة سُجّلت مرتين. لكنها على مدار السنة تقتطع مباشرة من الهامش، فضلًا عن خطر الاحتيال حين يطلب الشخص نفسه السلعة ويستلمها ويأمر بأدائها.

• طلبيات دون موافقة أو سقف
• مورد واحد يُستشار بحكم العادة
• أثمنة متفاوض عليها تُنسى عند الطلب
• فواتير تُؤدّى دون مراقبة الاستلام

طلب العروض: وضع الموردين في منافسة

ينطلق طلب العروض من حاجة محددة (أصناف وكميات) ويوجَّه إلى موردَين على الأقل من ملف الموردين. تُدخل أجوبتهم: الثمن الأحادي لكل سطر، وأجل التسليم، ومدة صلاحية العرض، مع ملاحظات مثل شروط الأداء. ويبني SOGESTIO جدول المقارنة: أفضل ثمن لكل سطر، ومجموع كل عرض وترتيبه، مع تنقيط كل مورد المستخلص من تقييماته السابقة.

مثال: مقاولة بناء بمراكش تستشير ثلاثة موردين لشراء 200 كيس من الإسمنت. الأرخص ليس دائمًا الأفضل: المورد ج يقترح 71 درهمًا للكيس دون احتساب الرسوم، لكنه يسلّم بعد 12 يومًا ويطلب الأداء نقدًا وتنقيطه 62 على 100. أما المورد ب فيقترح 75 درهمًا ويسلّم في 5 أيام ويمنح أجل 60 يومًا. يُسند المشتري الصفقة إلى المورد ب، فيُنشئ البرنامج تلقائيًا طلب شراء بأثمنة العرض المختار، يمر بعد ذلك عبر مسار الموافقة العادي.

طلب الشراء والموافقة: من يحق له إلزام المقاولة؟

كل شراء يبدأ بطلب شراء يحدد فيه صاحبه الأصناف والكميات، والمورد إن كان يعرفه. عند الإرسال يأخذ الطلب رقمًا ويُجمَّد محتواه، فيقرر المسؤول على ما طُلب بالضبط: يوافق، أو يرفض مع ذكر السبب. ولا يمكن لأحد أن يوافق على طلبه بنفسه، ولو كان المسيّر.

لا تُنشأ طلبية المورد إلا من طلب شراء تمت الموافقة عليه، ولا يمكنها تجاوزه في الكمية أو الثمن الأحادي أو المبلغ الإجمالي، وإلا عادت إلى الموافقة. أما مسارات الموافقة الأخرى، كمسارات المصاريف وأداءات الموردين، فتُضبط حسب سقف المبلغ وحسب الدور.

• طلب مرقّم ومجمّد بمجرد إرساله
• رفض معلَّل دائمًا
• طلبية لا تتجاوز الكميات والأثمنة الموافَق عليها
• طلبيات مخصصة للموردين النشطين ذوي البطاقة الكاملة (ICE وRC للمورد المغربي)

عقود الإطار والتنقيط: الاستفادة من الموردين الجيدين

حين تتفاوض مع مورد على أثمنة لفترة معينة، كمواد التلفيف أو مستهلكات الورشة لسنة كاملة، يسجلها عقد الإطار: المورد، وتاريخا البداية والنهاية، والثمن لكل صنف، وسقف للمبلغ إن شئت. وعندما يطلب المشتري صنفًا يشمله العقد يُطبَّق الثمن المتفاوض عليه تلقائيًا، ويتتبع SOGESTIO ما استُهلك من السقف انطلاقًا من فواتير المورد المسجلة.

ويمكن تقييم كل تسليم: هل وصل في الوقت، وما جودته من 1 إلى 5، وهل يطابق الطلبية. ويستخلص البرنامج من ذلك تنقيطًا من 100 لكل مورد، يظهر في بطاقته وفي جدول مقارنة العروض، فتُبنى الاستشارة المقبلة على سجل موثق لا على الانطباعات.

الاستلام والمطابقة بين الطلبية والاستلام والفاتورة

عند وصول السلعة يسجل أمين المخزن وصل الاستلام انطلاقًا من الطلبية، ولو على دفعات إذا سلّم المورد جزءًا فقط. ويُدخل الاستلام السلعة إلى المخزون بتكلفة الشراء الصافية ويحدّث التكلفة المتوسطة المرجحة.

وحين تصل فاتورة المورد يقارنها SOGESTIO بالطلبية من حيث الأثمنة وبوصولات الاستلام من حيث الكميات. لنعد إلى 200 كيس من الإسمنت المطلوبة بثمن 75 درهمًا دون احتساب الرسوم: استُلم 190 كيسًا فقط، لكن الفاتورة تحتسب 200. الفرق 10 × 75 = 750 درهم دون احتساب الرسوم، أي 900 درهم مع احتساب الرسوم بالسعر العادي للضريبة على القيمة المضافة 20 %. يظهر الفرق على الفاتورة، وإذا اخترتم الوضع المانع فلا يمكن تسجيل الفاتورة نهائيًا قبل تسوية الفرق، فلا تخرج الـ900 درهم للأداء.

ويُنبَّه بالطريقة نفسها إلى أي فرق في الثمن بين الطلبية والفاتورة. كما أن رقم فاتورة المورد إلزامي، فلا يمكن تسجيل الفاتورة نفسها للمورد نفسه مرتين.

قراءة فواتير الموردين بصيغة PDF تلقائيًا

يرسل كثير من الموردين فواتيرهم بصيغة PDF صادرة عن برامجهم. يقرأ SOGESTIO هذه الملفات الرقمية: يتعرف على المورد من رقم ICE، ويأخذ الرقم والتواريخ والأسطر والمجاميع، ويُعدّ مسودة فاتورة شراء تراجعها قبل تسجيلها، مع التنبيه إلى الفواتير المكررة. أما الفاتورة الممسوحة ضوئيًا أو المصوَّرة فلا تُقرأ.

وبعد تسجيلها تغذي فاتورة المورد الديون تجاه الموردين وتواريخ استحقاقها، وتُسجَّل محاسبيًا وفق CGNC، وتدخل في الضريبة القابلة للخصم. ويمكن تصدير بيان الخصومات بصيغة EDI XML لمنصة SIMPL-TVA، على أن يراجعه المحاسب قبل الإيداع.

أي باقة لتسيير المشتريات؟

المشتريات ليست ضمن باقة Starter التي تغطي المبيعات والمخزون والمصاريف والصندوق. أما الدورة الكاملة، من طلبات الشراء وطلبات العروض وعقود الإطار إلى الطلبيات والاستلام والمطابقة والتنقيط، فمتوفرة في باقة Pro بسعر 449 درهم دون احتساب الرسوم شهريًا (4 490 درهم سنويًا، حتى 10 مستخدمين)، وفي باقة Groupe بسعر 990 درهم دون احتساب الرسوم شهريًا مع عدة شركات وحتى 30 مستخدمًا. التجربة مجانية لمدة 14 يومًا دون بطاقة بنكية ودون التزام.